Những nguyên tắc cơ bản về quản lý thời gian

15-11-2013

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

“Thời gian là tiền bạc.” Chúng ta bảo vệ tiền của mình, đặt ra mục tiêu sử dụng nó một cách khôn ngoan, cố gắng tránh sự lãng phí. Chúng ta cố cân bằng số tiền kiếm được và số tiền chi tiêu.

Cũng như tiền bạc, thời gian có giá trị và là nguồn tài nguyên có giới hạn. Chính vì vậy, những kỹ năng mà chúng ta cần để quản lý thời gian cũng tương tự như những kỹ năng để quản lý tiền bạc hiệu quả - lập kế hoạch, đánh giá và tự kiểm soát bản thân.

Bài viết dưới đây giới thiệu về cách quản lí thời gian và mục đích là đưa ra cho bạn những ý tưởng và kỹ thuật đơn giản trong việc sử dụng thời gian hiệu quả nhất có thể.

Giống như tiền bạc, những gì cũng ta làm với thời gian là cách riêng của chúng ta - bởi mỗi người có mục tiêu, sự ưu tiên và mong ước khác nhau. Chính vì vậy, tìm ra một chiến lược quản lý (Xem thêm kỹ năng quản lý của Best) thời gian phù hợp với công việc của bạn là một kỹ năng cá nhân quan trọng. Khả năng quản lý mọi thứ trong cuộc sống của bạn một cách hiệu quả sẽ phụ thuộc vào tính cách, mức độ ý thức kỷ luật và động lực của bản thân bạn.

Một vài lợi ích của việc học những kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả như:

• Làm việc hiệu quả hơn và làm được nhiều việc hơn

• Cảm thấy bớt căng thẳng và lo lắng

• Có nhiều thời gian hơn để làm những điều bạn thích

• Tăng sự tự tin

• Các mối quan hệ với người khác tốt hơn và tích cực hơn

Học cách ưu tiên

Nhiệm vụ được ưu tiên chính xác là cơ sở để quản lý thời gian hiệu quả; tiếc là nhiều người trong chúng ta không thành công trong việc ưu tiên nhiệm vụ cần làm. Để làm điều đó, chúng ta cần có khả năng nhận ra sự khách biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và những nhiệm vụ “khẩn cấp”.

Các nhiệm vụ quan trọng nhất thường không phải là nhiệm vụ khẩn cấp nhất. Với nhiều người việc phản ứng dễ dàng hơn việc ưu tiên. Ví dụ, một nhân viên văn phòng phải hoàn thành báo cáo trong thời gian ngắn - là một nhiệm vụ quan trọng. Trông khi bận rộn với công việc làm báo cáo, điện thoại đổ chuông, nhiều người trong tình huống đó sẽ trả lời điện thoại - điện thoại đổ chuông trong trường hợp đó là “khẩn cấp.” Đó là hành động phản ứng tự nhiên. Cuộc điện thoại có thể không cấp bách, người gọi điện sau đó có thể nhắn tin hoặc liên lạc bằng cách khác.

Người chủ động thực hiện sẽ ưu tiên việc viết báo cáo và không trả lời điện thoại - họ có thể trả lời tin nhắn rằng họ đang bận và sẽ gọi lại sau hoặc đơn giản là tắt chuông. Cố gắng phản ứng ít hơn với những nhiệm vụ “đột xuất”, tập trung đầu tiên vào nhiệm vụ quan trọng.

Một trong những cách dễ dàng nhất để ưu tiên nhiệm vụ hiệu quả là làm một danh sách. Danh sách này có thể dễ dàng tạo trên máy tính, tablet hoặc smart phone hoặc đơn giản là trên một mẩu giấy. Một vài quy tắc cơ bản để lập danh sách hiệu quả bao gồm:

Không giữ nhiều danh sách nhỏ ở những nơi khác nhau hoặc trên những thiết bị khác nhau, cần có một danh sách tổng thể. Tạo ra một danh sách phù hợp với cách sống của bạn hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm. Sắp xếp các mục thứ hạng trên danh sách theo thứ tự tầm quan trọng và khẩn cấp. Những thứ không quan trọng cũng không khẩn cấp không nên đưa vào danh sách. Đánh dấu những danh sách những nhiệm vụ đã hoàn thành. Hoàn thành dần những mục trong danh sách phải làm có thể tạo ra sự hài lòng, tự tin và thúc đẩy động lực làm việc.

Có tổ chức

Danh thời gian tổ chức môi trường làm việc của bạn. Một môi trường bừa bộn sẽ làm bạn chậm đi.

• Sự bừa bộn có thể khiến bạn phân tâm

• Bạn sẽ mất nhiều thời gian tìm kiếm các thứ, những thứ bị mất

• Bạn sẽ tiếp nhận các thông tin tương tự nhau

• Môi trường lộn xộn có thể làm giảm cảm giác tự tin và động lực

3 cách giúp bạn sắp xếp lại những thứ quan trọng từ sự bừa bộn. Một cách là giữ lại, một cách là bán đi và một cách là vứt đi.

Bất cứ thứ gì bạn không cần đến và không còn giá trị sử dụng nữa nên vứt đi.

Những thứ khác, bạn có thể bán đi với giá rẻ. Chỉ những thứ bạn cần/muốn giữ lại thì nên giữ lại. Những thứ giữ lại cần thêm vào danh sách phải làm của bạn trong khi bạn xử lý thông tin cho xong. Sau khi hoàn thành, những thứ đó có thể bỏ đi hoặc bán.

Lên kế hoạch

Hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về những việc mà bạn làm việc tốt nhất trong ngày. Một vài người làm việc hiệu suất vào buổi sáng, một số vào buổi chiều. Một vài người cảm thấy mệt mỏi sau bữa trưa nhưng hiệu quả vào buổi chiều.

Sắp xếp thời gian thích hợp để hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Nhằm mục đích để hoàn thành nhiệm vụ quan trọng của bạn trong thời gian hiệu quả cao nhất trong ngày. Tránh thời gian kém hiệu quả của bạn để hoàn thành những việc quan trọng. Nhiều tổ chức để nhân viên chia sẻ lịch làm việc của họ với đồng nghiệp hoặc giám đốc phụ trách, điều này có thể có ích khi bạn cần phân tách thời gian để làm những nhiệm vụ đặc biệt.

Lập kế hoạch không phải là tất cả những điều bạn phải làm cho công việc, nhưng chắc chắn rằng bạn cũng sắp xếp mọi thứ bạn muốn làm. Nếu bạn biết khoảng thời gian kém năng suất, hãy lên kế hoạch cho những nhiệm vụ đơn giản để bạn không lãng phí thời gian.

Hãy nhớ rằng bạn cũng nên lên lịch cho khoảng thời gian thư giãn.

Đừng trì hoãn

Trì hoãn là một vấn đề chung; chúng ta có thể trì hoãn nhiệm vụ với hàng loạt những lý do.

Có thể nhiệm vụ quá tải, khó chịu hoặc nhàm chán. Thường thì nó có thể được cắt ra từ một nhiệm vụ lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ. Những nhiệm vụ nhỏ sẽ yêu cầu ít thời gian hơn và kết quả cụ thể hơn. Nếu bạn thấy khó khăn để bắt đầu, bạn có thể thuận lợi hơn khi hoàn thành nhiệm vụ chuẩn bị như thu thập và tổ chức các thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Những khen thưởng nhỏ cũng có thể củng cố tích cực việc hoàn thành nhiệm vụ.

Làm một việc tại một thời điểm

Máy tính có thể làm việc đa chức năng nhưng con người không thể.

Trái với những gì bạn có thể nghĩ, việc cố gắng làm nhiều hơn một việc cùng một lúc là gần như luôn luôn kém hiệu quả so với tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Phải mất thời gian cho não của chúng ta chuyển đổi từ một nhiệm vụ khác, gây ảnh hưởng về năng suất. Tập trung, tập trung và làm một việc tại một thời điểm - bạn sẽ làm việc tốt hơn và đạt một tiêu chuẩn cao hơn trong thời gian dài.

Giữ bình tĩnh

Có lẽ điều quan trọng nhất cần nhớ là phải giữ bình tĩnh. Mặc dù một chút căng thẳng đôi khi có thể có ích trong việc hoàn thành nhiệm vụ nhưng quá nhiều căng thẳng có thể gây ảnh hưởng xấu.

Khi căng thằng, chúng ta sẽ làm việc kém hiệu quả hơn, dễ bị phân tâm hơn và ít để ý tới chi tiết. Bạn nên lên kế hoạch cho khoảng thời gian thư giãn, làm một vài thứ bạn thích để đầu óc bạn thoải mái. Nghỉ giải lao có thể giúp bạn giảm mức độ căng thẳng, tạo động lực và cải thiện năng suất. (Xem chi tiết Kỹ năng tạo động lực).

(Lược dịch: skillsyouneed.com)

Để quản lý thời gian hiệu quả: biết cách ưu tiên nhiệm vụ cần làm, có tổ chức, lập kế hoạch, đừng trì hoãn, làm một việc tại một thời điểm, giữ bình tĩnh.

Quản lý thời gian cũng là một trong những kỹ năng quan trọng mà nhà Lãnh đạo, Quản lý cần có. Để trở thành nhà lãnh đạo thành công, bạn không chỉ cần có khả năng Lãnh đạo xuất sắc mà còn cần kỹ năng quản lý mọi công việc hiệu quả từ quản lý sự thay đổi, quản lý sáng tạo tới quản lý thời gian...

Chúc bạn thành công!

Trung tâm đào tạo BEST với nhiều khóa học cho doanh nghiệp, xem chi tiết tại đây

Với các chương trình đào tạo kỹ năng:

- Kỹ năng quản lý sự thay đổi

- Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả

- Kỹ năng quản lý

Từ khóa: Quản lý thời gian hiệu quả, quản lý thời gian, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng quản lý, nguyên tắc quản lý, đào tạo quản lý, đào tạo kỹ năng, chuong trinh dao tao, Best Training, nang cao ky nang