Tạo dựng các mối quan hệ chính là một chìa khóa quan trọng làm nên sự thành công của doanh nghiệp. Bài viết của Rene Shimada Siege sau đây sẽ chia sẻ bí quyết để gây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đối tác.

Rene Shimada Siege là nhà sáng lập và chủ tịch của High Tech Connect, một hãng tư vấn chuyên môn cho các chuyên gia truyền thông và marketing. Công ty Đào tạo, Tư vấn, Phát triển Best (Best Training, Consulting, Promoting Co.) giới thiệu bài viết của Rene Shimada Siege về 5 bí quyết giao tiếp hiệu quả.

Một trong những lỗi lầm lớn nhất tôi có thể phạm phải là ngồi lì trong văn phòng và gõ những dòng email hay gọi các cuộc điện thoại để trả lời cho núi email và tin nhắn khách hàng gửi hàng ngày. Bất kể chúng ta hoạt động ở lĩnh vực nào, chúng ta đều là những người kinh doanh. Thành công chỉ thật sự mỉm cười với những ai thật sự am hiểu về khách hàng và đồng nghiệp của mình. Rất nhiều các khách hàng công nghệ của tôi bận rộn tới nỗi họ thích trả lời bằng thư hoặc gọi điện hơn là gặp mặt trực tiếp. Mặc dù các phương tiện như Skype, WebEx và các cuộc gọi audio rất thuận tiện và tạo cảm giác được gặp mặt thực sự, nhưng không có gì hiệu quả bằng việc gặp gỡ trực tiếp cá nhân.

Đâu là điều bạn có thể học được từ việc gặp mặt trực tiếp mà bạn không thể có được nếu thực hiện bằng các phương tiện khác?

1. Được cung cấp nhiều thông tin hơn. Tại thung lũng Silicon và nhiều nơi khác, có rất ít văn phòng riêng. Nhiều người trong số khách hàng của tôi làm việc theo khối và không thể có cuộc trò chuyện điện thoại riêng tư với tôi hoặc bất cứ ai khác. Điều này có nghĩa rằng khi tôi nói chuyện với họ trên điện thoại, tôi có thể không được nghe những thông tin quan trọng nhất mà họ có thể chia sẻ như các động thái của đội hoặc tính cách cá nhân của người điều hành mà có thể tạo ra khả năng thành công hay thất bại của cho việc tư vấn của chúng tôi. Khi ngồi nhâm nhi ly cà phê hay đi dạo xung quanh khu nhà, khách hàng của tôi có thể cho tôi biết nhiều thông tin hơn với nhiều sắc thái hơn là họ có thể bằn việc nói qua điện thoại hoặc viết email.

2. Tận dụng các cuộc đối thoại. Hầu hết các cuộc đối thoại kinh doanh đều tập trung vào việc giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả trong khi các mối quan hệ được xây dựng khi mọi người dành thời gian để chia sẻ và hiểu về nhau. Việc trao đổi trực tiếp sẽ tạo nhiều cơ hội này hơn là nói chuyện qua điện thoại hay trao đổi email. Các cuộc tán gẫu nhỏ về một đội thể thao yêu thích, về sở thích ăn uống và các chủ đề khác có thể làm cho chúng ta trở nên thú vị và gần gũi hơn.

3. Tạo ấn tượng. Tôi đã mua một chiếc túi xách tay mới, màu hồng đậm. Có điều tôi có phần không hài lòng vì chiếc túi bởi tôi nghĩ nó không phù hợp với môi trường công sở lắm. Tuy nhiên, tôi lại nhận được rất nhiều lời khen ngợi từ những người phụ nữ và cả đàn ông tôi gặp trong hai tuần qua. Ai biết được một chiếc túi giá $60 lại có thể giúp khởi đầu các cuộc hội thoại thân mật và cho thấy phong cách cá nhân mạnh mẽ đến vậy. Làm sao bạn có thể làm được điều đó qua Skype?

4. Nhìn ngôn ngữ cơ thể của người khác. Các biểu hiện nét mặt thường bộc lộ nhiều thứ hơn là từ ngữ. Qua ánh mắt và cử chỉ ngôn ngữ của người đối diện, chúng ta có thể thấy được từ họ sự tự tin, lo ngại, thân thiện hay chân thành. Khả năng để hiểu một cá nhân không chỉ từ lời nói của họ là một lợi thế lớn của chúng ta.

5. Hiểu được lý do hành động. Tôi tìm hiểu được rất nhiều thứ khi tôi tới thăm một trong những khách hàng của mình ở văn phòng của người đó. Liệu văn phòng có sáng sủa không hay việc đón tiếp có kèm theo cái ôm hôn thân thiện không? Các nhân viên ở đó có vui vẻ không? Trong quán ăn tự phục vụ có hoa quả và chút điểm tâm miễn phí không?... Bằng cách hiểu về công ty họ, chúng ta có thể đến gần hơn với nhu cầu của họ.

Tôi yêu thích các công nghệ mới bởi chúng cho phép tôi liên lạc với những người khác một cách tự do và thoải mái hơn. Tuy nhiên, là một chủ doanh nghiệp, tôi luôn tự nhủ rằng các khách hàng muốn làm việc với người mà họ có thể liên hệ chứ không chỉ để mua cái họ cần.

(Lược dịch: Inc)

Best’s comments:

1.     Những điều mà bạn không thể có được nếu trao đổi với khách hàng bằng điện thoại, email so với gặp mặt trực tiếp là được cung cấp nhiều thông tin hơn, tận dụng các cuộc đối thoại, tạo ấn tượng, hiểu được ngôn ngữ cơ thế của người khác và hiểu được lý do hành động của họ.

2.     Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, vai trò của thông tin liên lạc như fax, email, Skype, điện thoại là rất to lớn. Tuy nhiên, chúng ta không nên ỷ lại vào những phương tiện đó mà quên đi cách truyền thống là gặp mặt trực tiếp. Việc trao đổi cá nhân trực tiếp là vô cùng hiệu quả và cung cấp cho bạn nhiều điều hơn bạn có thể nghĩ được.

3.     Lời khuyên về việc gặp gỡ trực tiếp rất có giá trị đối với các nhà quản lý, lãnh đạo nói chung và các nhà quản lý lãnh đạo Việt Nam nói riêng. Đất nước đang trên con đường phát triển và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trao đổi liên lạc ngày càng mạnh mẽ trong các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy vậy, hãy nhớ rằng đó chỉ là công cụ hỗ trợ chứ không phải công cụ thay thế phương thức gặp gỡ trực tiếp truyền thống.