Bí quyết hoàn thành công việc đúng thời hạn

Trong cuộc họp đầu tuần, nhiệm vụ của tất cả mọi người chính là lên lịch làm việc trong tuần, lập thời hạn hoàn thành các công việc. Hầu hết mọi người đều tỏ ra lo lắng khi chốt một thời điểm xác định nào đó phải hoàn thành công việc hay một dự án cụ thể. Rất khó để có thể dự đoán trước những nhiệm vụ khác không được báo trước mà bạn phải giải quyết trong quá trình làm việc.

Tuy nhiên, đừng để các công việc, các dự án của bạn luôn bị trì hoãn thời hạn hoàn thành. Nó sẽ làm bạn mất tập trung, xao nhãng bởi các yếu tố bên ngoài, làm giảm năng suất cũng như kết quả của công việc đó. Hãy tham khảo 6 lời khuyên dưới đây để đảm bảo bạn luôn đạt đúng tiến độ làm việc.

1. Bắt đầu với những thông tin cụ thể

Trước hết, bạn hãy xác định chính xác, thời hạn cuối cùng là khi nào? Làm rõ liệu "cuối tuần" có nghĩa là 5 giờ chiều thứ Sáu hay đầu giờ sáng thứ Bảy. Tiếp đó hãy xác định các mục tiêu cụ thể cần hướng đến để thực hiện như: Khách hàng của bạn muốn gì? Bạn phải làm những gì để đáp ứng nhu cầu của họ? Làm cách nào để thực hiện công việc một cách nhanh nhất? Phân bổ thời gian như thế nào cho phù hợp?... (Học cách quản lý thời gian hiệu quả)

2. Thương lượng

Bạn không nên chấp nhận một lịch làm việc dày đặc với các công việc cần giải quyết đến nỗi bạn không có cả thời gian để ăn trưa, uống một tách cà phê hay chợp mắt vào giờ nghỉ. Hãy biết thương lượng và đề xuất một hạn định hợp lý hơn cho các nhiệm vụ ngay lúc đó, thay vì đến hạn chót, bạn mới thông báo với Sếp rằng bạn không thể hoàn thành đúng theo kế hoạch. Khéo léo cân bằng giữa mong muốn về hiệu suất làm việc của Sếp và thời gian hoàn thành thực tế của bạn. Thêm 1 ngày hay thậm chí là nửa ngày với bạn cũng rất có ích để bạn xem xét lại công việc một cách cẩn thận và đảm bảo không có sai sót.

3. Chia nhỏ các nhiệm vụ

"Hoàn thành một dự án lớn vào thứ sáu" không phải là một mục hành động. Bắt đầu với các nhiệm vụ lớn nhất và chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ, đặt lịch hoàn thành các nhiệm vụ ấy trong thời hạn khả thi nhất. Sau đó khớp lại cả quá trình thực hiện dự án, xem liệu với quỹ thời gian bạn đưa ra có kịp tiến độ hoàn thành? Cân đối lại thời gian để đảm bảo đến thứ 6, bạn có thể kết thúc dự án như hạn định.

4. Lường trước các thay đổi

Khi bạn lên kế hoạch, hãy dự đoán trước các sự cố thay đổi có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, ví dụ như: khách hàng thay đổi lịch hẹn, nhà cung cấp không giao hàng đúng thời hạn, xảy ra một số lỗi kỹ thuật… Hãy tập cho mình thói quen kiểm soát các công việc một cách tổng quát nhất, đánh dấu một vài ngày trước thời hạn thực tế để bạn có thời gian để ứng phó với những thay đổi hoặc các trường hợp khẩn cấp ngay cả vào phút cuối.

5. Yêu cầu giúp đỡ

Không ai được điểm thêm cho cố gắng để là một anh hùng. Tốt hơn hơn hết, bạn nên yêu cần được giúp đỡ khi cần thiết như thêm thời gian, thêm nguồn lực để hỗ trợ bạn làm các công việc đòi hỏi tính kỹ thuật, chuyên môn cao. Kiểm tra thường xuyên những vướng mắc trong quá trình thực hiện và giải quyết ngay khi có thể. Nếu không bạn sẽ bị rơi vào tình trạng căng thẳng, chán nản trước khi đạt được hiệu quả công việc như mong đợi.

6. Hãy bắt tay vào thực hiện

Đừng kết thúc cuộc họp đầu tuần khi bạn chưa xác định rõ ràng các công việc mình phải làm, bước tiếp theo bạn cần làm là gỉ, hạn chót để hoàn thành nó… Điều này sẽ giúp nhóm nghiên cứu tập trung vào các nhiệm vụ ở phía trước của họ và chứ không bị áp lực bởi cường độ của các dự án trước đó.

Một trong những câu nói yêu thích của tôi là: "Mục tiêu là một giấc mơ với thời hạn” có nghĩa là:

1) Mục tiêu là những gì bạn muốn đạt được

2) Giấc mơ là những gì bạn nghĩ rằng bạn có thể làm

3) Thời hạn là thời gian bạn đặt ra để làm

Thời hạn không chỉ là yếu tố tạo áp lực về thời gian, mà còn mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích- bạn không ngờ tới. Nó giúp bạn tổ chức thời gian của bạn một cách hiệu quả và hợp lý nhất. Nó giúp bạn thiết lập các ưu tiên giữa: việc quan trọng khẩn cấp, việc quan trọng không khẩn cấp, việc không quan trọng, khẩn cấp và việc không quan trọng, không khẩn cấp. Nó giúp bạn khám phá ra những phương thức làm việc hiệu quả nhất để hoàn thành kế hoạch đúng hạn, thậm chí trước thời hạn. Cuối cùng, nó tạo động lực cho bạn không ngừng cố gắng để đạt được thành công!

Bạn thấy đấy, biết bao lợi ích mà thời hạn mang lại cho bạn, hãy tự đặt thời hạn cho các công việc của mình ngay lúc này, bạn sẽ thấy nó hiệu quả như thế nào và năng suất làm việc của bạn tiến triển ra sao. Chúc bạn thành công!