Công ty của bạn đang trong giai đoạn tăng trưởng và cố gắng tìm được các khách hàng lớn hơn? Hay đội ngũ bán hàng của bạn đang tìm kiếm những đầu mối khách hàng tiềm năng? Nếu bạn đã từng gửi email mà không thấy một phản hồi nào, đây có thể là điều mà bạn cần làm để cải thiện chiến lược gửi thư giới thiệu.

Theo bà Jill Konrath, một nhà chiến lược kinh doanh nổi tiếng thế giới, tác giả của phương pháp Bán hàng SNAP (SNAP Selling), người từng tư vấn bán hàng cho các công ty như IBM, GE và Staples, những lời khuyên  dưới đây sẽ giúp bạn soạn thảo email gửi đi mà không bị khách hàng xóa ngay lập tức.

1. Bỏ đi những từ ngữ gây hiệu ứng xóa bỏ

Hãy bỏ tất cả những từ ngữ rườm rà gây hiệu ứng xóa bỏ email ngay. Đây là một số những thủ phạm: thú vị, tiên tiến, giải pháp, đối tác, hàng đầu, đam mê, duy nhất và mua sắm tiện lợi (one-stop shopping).

2. Hãy viết thông điệp thật đơn giản

Email của bạn chỉ cần tối đa 90 từ. Sử dụng những đoạn văn 2 câu để người đọc có thể dễ dàng đọc lướt được. Nên sử dụng font chữ màu đen phổ thông (không màu mè) và không bao giờ ghi ra nhiều hơn 1 đường link hay 1 file đính kèm.

3. Đi thẳng đến mục tiêu

Hãy nghiên cứu về công ty, ngành và vị trí cụ thể của người nhận email. Đảm bảo rằng email của bạn đề cập tới một mục tiêu kinh doanh quan trọng, một yêu cầu cấp bách mang tính chiến lược, một vấn đề hay thách thức đối với họ. Tính liên quan là cần thiết.

4. Tập trung vào các ưu tiên ngay lập tức

Xác định rõ những sự kiện kinh doanh chủ chốt mà có thể ảnh hưởng tới ưu tiên của người nhận email và buộc chặt thông điệp của bạn với nội dung đó. Ví dụ như: những vụ tái thiết, vụ sáp nhập, thay đổi quản lý hay vấn đề pháp lý mới.

5. Trở thành một nguồn lực vô giá

Sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể là một hàng hóa, nhưng bạn thì không. Trong e-mail của bạn, hãy tập trung chia sẻ các ý tưởng, lập luận và thông tin sẽ có ích cho khách hàng tiềm năng của bạn trong việc đạt được mục tiêu của họ.

6. Khéo léo hướng nội dung  người đọc qua Tiêu đề

Dòng tiêu đề sẽ quyết định thư của bạn có được đọc hay không. Do đó hãy tránh những quảng cáo cường điệu và nên tập trung vào những vấn đề chính như “Câu hỏi nhanh về: ý tưởng thuê nhân viên bên ngoài” hay “Giảm thời gian tung ra sản phẩm”.

7. Tạo thành một Chiến dịch

Hãy liên hệ từ 8 đến 12 lần (qua email và điện thoại) trong khoảng thời gian từ 4 đến 6 tuần, như vậy, mỗi người bạn liên hệ có thể sẽ gửi thư hoặc nói chuyện với 1 người khác về dịch vụ của bạn và thông tin mà bạn giới thiệu sẽ được giới thiệu rộng rãi hơn. Cũng nên cung cấp các đường link để khách hàng tự tìm kiếm thông tin và dữ liệu. Nhấn mạnh để khách hàng thấy giá trị của sự thay đổi từ những gì họ đang làm hiện tại.

Trong xã hội bận rộn của chúng ta ngày nay, mỗi người mỗi ngày đều tiếp nhận vô số những thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó phải kể đến email. Những người luôn bận rộn thường đọc email với ngón tay đặt sẵn trên phím Delete. Nếu email đấy không phù hợp với những gì họ quan tâm. Chính vì vậy họ dễ dàng xóa nó đi ngay thậm chí không liếc qua lần nào.

Trong kinh doanh, viết email để tiếp cận khách hàng cũng là một nghệ thuật và đòi hỏi nhiều chú ý và cẩn trọng. Từ tiêu đề cho tới nội dung, tất cả đều phải ngắn gọn, súc tích và đủ ý cũng như ấn tượng đối với người đọc. Không gì là không thể, thực tế vẫn rất nhiều người bán hàng có được khách hàng tiềm năng của mình qua kênh email. Bạn cũng sẽ là một người như thế. Hãy chú ý và tự rút ra những kinh nghiệm quý báu cho riêng mình. 

Chúc các bạn thành công!

( Trích nguồn: Inc.com)