Đàm phán thành công

Đám phán là phương pháp mọi người dùng để giải quyết sự bất đồng. Nó là quá trình đạt tới thỏa thuận cả hai bên có thể chấp nhận được.

Có nhiều hình thức đàm phán cụ thể được sử dụng trong nhiều tình huống: vấn đề quốc tế, hệ thống pháp luật, chính phủ, lĩnh vực công nghiệp hoặc quan hệ trong nước. Tuy nhiên, kỹ năng đàm phán nói chung có thể được học hỏi và rèn luyện. Kỹ năng đàm phán có thể là một thuận lợi lớn trong việc giải quyết sự bất đồng gia tăng giữa bạn và người khác. (Tham khảo thêm về chương trình đào tạo kỹ năng Đàm phán tại đây). Quá trình đàm phán bao gồm các giai đoạn sau:

1 . Chuẩn bị

2 . Thảo luận

3 . Làm rõ mục tiêu

4 . Đàm phán hướng tới cùng có lợi

5 . Thỏa thuận

6 . Thực hiện một quá trình hành động
 

1. Chuẩn bị

Trước khi đàm phán diễn ra, quyết định về thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp cần được đưa ra để  thảo luận về các vấn đề và người tham dự. Thiết lập một giới hạn thời gian cũng sẽ giúp ích để tránh sự bất đồng gia tăng. Bước này liên quan tới việc đảm bảo nắm bắt thực tế.  Thực hiện việc chuẩn bị trước khi thảo luận những bất đồng sẽ giúp tránh những căng thẳng gia tăng và lãng phí thời gian không cần thiết trong suốt cuộc họp.
 

2. Thảo luận

Trong giai đoạn này, cá nhân hoặc thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm. Kỹ năng quan trọng trong quá trình nà là đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ. Có những lúc cần thiết để ghi chép lại tất cả các điểm được đưa ra trong từng tình huống khi có nhu cầu làm rõ ràng hơn. Lắng nghe là cực kì quan trọng, khi sự bất đồng xảy ra, rất dễ mắc sai lầm khi nói quá nhiều và nghe quá ít. Mỗi bên tham gia nên có cơ hội trình bày ngang nhau.  
 

3. Làm rõ mục tiêu

Từ các cuộc thảo luận, mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên cần được làm rõ. Cần thiết để lên danh sách thứ tự ưu tiên. Thông qua mục tiêu rõ ràng, có thể xác định và thiết lập mục tiêu chung.
 

4. Thương lượng hướng tới kết quả win-win

Giai đoạn này tập trung vào kết quả win-win mà cả hai bên cảm thấy hài lòng về cuộc đàm phán và cảm thấy quan điểm của cả hai đều được xem xét. Một kết quả win-win thường là kết quả tốt nhất, tuy nó không phải luôn luôn như vậy, nhưng thông qua đàm phán, nó là mục tiêu cuối cùng. 

Đề xuất các chiến lược và thỏa hiệp thay thế cần được cân nhắc ở thời điểm này. Thỏa hiệp thường là phương pháp thay thế tích cực có thể thu được lợi ích lớn hơn.
 

5. Thỏa thuận

Thỏa thuận có thể đạt được một khi quan điểm và lợi ích của cả hai bên đều được xem xét. Cần thiết để giữ một suy nghĩ cởi mở trong việc có được giải pháp. Bất cứ thỏa thuận nào cũng phải được làm một cách hoàn hảo, rõ ràng để cả hai bên nắm bắt những gì được quyết định. 
 

6. Thực hiện quá trình hành động

Từ thỏa thuận, một hành động sẽ được thực hiện, tiến hành thông qua quyết định.

Nếu không đồng ý: Nếu quá trình đàm phán thất bại và thỏa thuận không thể đạt được, cần lên kế hoạch lại cho một cuộc họp tiếp theo. Điều này tránh tất cả các bên trở nên bị kích động, tranh luận, không chỉ lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ công việc trong tương lai. 

Tại cuộc họp tiếp theo, các giai đoạn đàm phán nên được lặp lại. Bất kì ý tưởng hoặc lợi ích mới nên được đưa ra thảo luận và xem xét lại lần nữa. Ở giai đoạn này, việc tìm kiếm những giải pháp thay thế khác hoặc có người trung gian có thể có hữu ích.

Trong bất cứ cuộc đàm phán nào, 3 yếu tố sau luôn luôn cần thiết:

1. Thái độ

2. Kỹ năng giao tiếp

3. Kiến thức

Thái độ

Tất cả các cuộc đám phán đều chịu ảnh hưởng bởi thái độ về quá trình đám phán, ví dụ, thái độ về vấn đề và nhân vật có liên quan tới những tình huống cụ thể hoặc thái độ liên quan tới nhu cần cá nhân. 

Luôn luôn ý thức được rằng:

• Đàm phán không phải là một đấu trường để hiện thức hóa những thành tựu cá nhân.

• Có thể có sự bất đồng về nhu cầu đàm phán bởi những người có thẩm quyền.

• Một số đặc điểm của cuộc đàm phán có thể ảnh hưởng đến hành vi của một người, ví dụ như một số người trở nên phòng thủ.

Kỹ năng giao tiếp

Có rất nhiều kỹ năng giao tiếp (Xem chi tiết chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp của chúng tôi tại đây) được yêu cầu trong quá trình đàm phán mà sẽ có ích trong cả tình huống đàm phán chính thức cũng như không chính thức. Những kỹ năng này bao gồm:

• Giao tiếp ngôn ngữ hiệu quả

• Kỹ năng lắng nghe

• Phản ánh, Làm rõ và Tóm tắt  

• Giải quyết vấn đề (Tham khảo chương trình đào tạo kỹ năng giải quyết vấn đề)

• Ra quyết định (Tham khảo chương trình đào tạo kỹ năng ra quyết định)

• Quyết Đoán

• Kiểm soát căng thẳng

Kiến thức

Bạn có càng nhiều kiến thức về những vấn đề có thể được đưa ra, bạn càng có nhiều cơ hội thành công trong quá trình đàm phán. Nói cách khác, sự chuẩn bị tốt là rất cần thiết.

Cách mà các vấn đề được đưa ra đàm phán được hiểu như việc đàm phán sẽ yêu cầu những phương pháp khác nhau trong những tình huống khác nhau. 

                                                                                                          (Lược dịch: skillsyouneed.com)

Các bước để đàm phán thành công: chuẩn bị, thảo luận, làm rõ mục tiêu, thương lượng hướng tới một kết quả cả 2 bên đều có lợi, thỏa thuận và áp dụng hành động.

Để có thể đàm phán hiệu quả và trở thành một nhà đàm phán xuất sắc, bạn cần chuẩn bị cho mình những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm về đàm phán. Điều này sẽ giúp bạn đọc được nhu cầu đối phương, nắm bắt tâm lý và nhu cầu của họ. Chắc chắn rằng, hãy chuẩn bị cho mình tinh thần và kiến thức về cuộc đàm phán thật tốt để bạn luôn chủ động và tự tin.

Chúc bạn thành công!

Best for the future!