Một tổ chức khó có thể thành công nếu thiếu các nhóm làm việc hiệu quả. Đâu là cách giúp bạn xây dựng các nhóm hoạt động năng suất, linh hoạt, sáng tạo và đổi mới?

Công ty Đào tạo, Tư vấn và Phát triển Best (Best Training, Consulting & Promoting Co.) giới thiệu bốn bí quyết hoạt động nhóm hiệu quả của Bruce Kasanoff, một diễn giả, cây bút đồng thời là nhà sáng lập của Simplify the Future.

1.     Tôn trọng giá trị

 Có rất nhiều nhóm hoạt động mà không có thước đo rõ ràng vì thế mà họ đưa ra các quyết định mơ hồ, dẫn tới kết quả đáng thất vọng. Thay vào đó, các nhóm nên đặt một từng giá trị cho mỗi quyết định và điều quan trọng là cả nhóm nên hoạt động theo các giá trị đó.

-         Đặt ra giá trị cho từng dự án

-         Tạo thước đo đo lường mỗi giá trị

-         Công nhận các giá trị thực tế đạt được và khen ngợi nhóm vì điều đó.

2.     Cởi mở và chân thực

Giữ tất cả các bản báo cáo thực trạng, các số liệu và các liên lạc của nhóm ở nơi mà các thành viên có thể dễ dàng nhìn thấy. Nhìn vào cách thức hoạt động hiện hành của nhóm, liệu rằng mục tiêu của mỗi hành động có rõ ràng không?

Giao tiếp cởi mở sẽ mang lại lợi ích to lớn, Mọi người nên biết rõ ràng về công việc của từng thành viên đang làm và mục tiêu của từng công việc. Khi các thành viên trong nhóm gặp vướng mắc, họ sẽ nhận được được sự giúp đỡ nhanh chóng hơn. Khi họ thành công, những người khác sẽ theo họ nhanh hơn.

-         Tránh các cuộc đối thoại riêng tư

-         Thực hiện các buổi họp báo cáo tiến bộ hàng tuần

-         Tổng kết lại công việc của nhóm hàng ngày

-         Sử dụng hình ảnh, mô hình giúp mọi thứ rõ ràng hơn

-         Khiến việc hiểu mục đích từng công việc dễ dàng hơn.

3.     Chia nhỏ bản kế hoạch

Chia nhỏ những công việc phải làm thành những phần nhỏ hơn mà có thể được kết thúc sớm hơn. Khi thời gian hoàn thành nên mục tiêu có thể nhìn thấy càng lâu, kết quả công việc càng có nhiều khả năng không đạt kỳ vọng. Một hướng tiếp cận tốt hơn là chia các dự án lớn thành các phần nhỏ và đều đặn hoàn thành từng phần một.

Bằng cách chia nhỏ bản kế hoạch, các nhóm còn giúp các thành viên dễ dàng hơn trong việc khám phá các chiến lược mới và chấp nhận rủi ro. Bởi chi phí của việc thực hiện mạo hiểm và thất bại được giảm đi. Chẳng hạn, bạn chỉ mất 1 tuần thay vì 6 tháng. Chiến lược này cũng giúp tối đa hóa độ linh hoạt, bởi ở cuối mỗi dự án, nhóm có thể quyết định hành động tiếp theo.

-         Rút ngắn khoảng cách thời gian giữa từng phần việc.

-         Cố gắng đừng biến mỗi phần việc chỉ đơn giản là việc mô tả điều gì đó cần được làm mà phải cụ thể hơn nêu rõ chức năng và hướng hoạt động.

-         Bất cứ khi nào có thể, biến kết quả chuyển giao thích nghi với các mục đích khác.

4.     Tạo sự tương tác

Không ai đạt được thành công nếu mọi người không thành công. Cách tốt nhất là biến một nhóm hoạt động theo kiểu này.

-         Tạo thước đo chung

-         Thường xuyên thay đổi thành viên có cùng kỹ năng để chịu trách nhiệm với phần việc.

-         Chia sẻ trách nhiệm, ý tưởng, mối quan ngại và các hướng giải quyết khác nhau

Nếu thấy những nguyên tắc này có ý nghĩa với bạn, bạn có thể muốn thử áp dụng chúng. Tuy nhiên, tôi muốn gợi ý rằng bạn chỉ áp dụng các nguyên tắc này khi tất cả các thành viên trong nhóm tự nguyện muốn áp dụng.

(Lược dịch: Linkedin.com)

Best’s comments:

1.     Áp dụng bốn nguyên tắc để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả: đặt mục tiêu giá trị cho từng phần việc, tạo sự cởi mở và chân thực trong môi trường làm việc, chia nhỏ bản kế hoạch hành động, tạo sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm.

2.     Một nhóm không thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu các mục tiêu chung cụ thể rõ ràng. Từng thành viên trong nhóm phải hết mình với các mục tiêu, giá trị đó mới có thể tạo ra được kết quả tốt đẹp cuối cùng cho cả nhóm. Thắng lợi của mỗi người làm nên thắng lợi cho toàn nhóm.

3.     Bên cạnh bốn nguyên tắc được đề cập trên đây, còn có rất nhiều các nguyên tắc khác áp dụng cho nhóm làm việc. Đóng một vai trò quan trọng và không thể thiếu trong nhóm là nhóm trưởng, người lãnh đạo. Họ là những người điều khiển nhóm tuân thủ theo các nguyên tắc, đặt mục tiêu hành động và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm…

Trong khuôn khổ dự án “Best’s News for the Future”, công ty Đào tạo, Tư vấn và Phát triển Best giới thiệu các bài viết bổ ích với mục tiêu phi lợi nhuận nhằm giúp các tổ chức doanh nghiệp trang bị thêm được các hành trang hữu ích trên con đường phát triển của mình… Nếu thấy bài viết này hay và bổ ích, bạn có thể chia sẻ với bạn bè trên các trang mạng xã hội như Facebook, Linkedin, Twitter… Nếu đăng tải lại bài viết này, vui lòng ghi rõ nguồn: Best.edu.vn.