8 cách cải thiện Giao tiếp của Bạn ngay bây giờ

25-06-2014

Mọi người đều muốn giao tiếp một cách rõ ràng, nhưng những thứ rất nhỏ cũng có tạo ra những vấn đề lớn. Hãy thử 8 lời khuyên dưới đây ngay hôm nay và bạn sẽ nhìn thấy sự cải thiện nhanh chóng. Công ty Đào tạo, Tư vấn và Phát triển Best chia sẻ bài viết của Kevin Daum - cây bút xuất sắc trên inc.com, tư vấn về giao tiếp chiến lược cho nhiều công ty.

Không ai là một người giao tiếp hoàn hảo. Trong suốt cuộc đời của chúng ta, tất cả chúng ta phát triển những thói quen và xu hướng nhỏ. Một vài trong số chúng hữu ích, trong khi một vài tạo ra những thách thức khi làm việc với người khác. Chúng ta thường không có ý định làm mờ đối phương hoặc khiến cho người khác cảm thấy họ không được lắng nghe. Trong hầu hết các trường hợp, nó chỉ là những thói quen nhỏ đã ăn sâu vào cách xây dựng làm việc nhóm và trách nhiệm.

Dưới đây là 8 lời khuyên đơn giản sẽ giải quyết hầu hết các vấn đề giao tiếp tại nơi làm việc.

1. Chỉ thực hiện một cuộc nói chuyện ở một thời điểm

Đa chức năng có thể tốt với một số người, nhưng hiếm khi người ta muốn sự chú ý bị phân tán của bạn. Nếu quá nhiều thứ đang diễn ra, bạn có khả năng bỏ lỡ chi tiết quan trọng mà có thể tạo ra khác biệt giữa thành công và thất bại. Cho dù bạn đang có một cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại, bạn cần có khoảng thời gian tập trung vào họ. Bạn sẽ làm cho họ cảm thấy quan trọng và xứng đáng.

2. Nhìn vào mắt họ

Nhiều người cảm thấy kỳ lạ về việc nhìn sâu vào mắt người khác. Tôi tìm thấy cho bản thân mình cách tập trung vào đôi môi trong cuộc trò chuyện, điều này có thể giúp ích trong một môi trường ồn ào. Nhưng tôi đã luyện tập chăm chỉ trong vài năm qua để thực hiện giao tiếp bằng mắt một cách có ý thức. Nghiên cứu cho thấy rằng làm điều này sẽ truyền tải sự thật và sự tôn trọng. Nó vẫn còn chút vụng về. Một vài người thậm chí còn chuyển hướng đôi mắt của họ khi tôi làm điều đó. Nhưng với hầu hết mọi người tôi cảm thấy một kết nối mạnh mẽ hơn và thấy rằng dễ dàng hơn để đọc được cảm xúc.

3. Hỏi hai câu hỏi

Những cuộc trò chuyện quan trọng thường có mục đích và đạt được sự rõ ràng. Nếu mọi người thốt ra đơn giản về thực tế và đơn đặt hàng, việc chuyển giao thông tin và rõ ràng có thể không xảy ra. Trong mỗi cuộc trò chuyện ý nghĩa, hãy tạo ra một điểm nhấn để xác định hai câu hỏi liên quan và hỏi họ trước khi kết thúc cuộc nói chuyện. Quá trình này sẽ làm bạn suy nghĩ kĩ hơn về những gì đang được nói và đảm bảo cả hai bên tham gia trò chuyện.

4. Ghi chép viết lại

Tôi không hiểu tại sao mọi người tự hào về việc có thể để giữ nhiều thứ trong đầu. Tôi thích sử dụng không gian bộ não của tôi cho tư duy sáng tạo và tiến bộ, không phải danh sách công việc phải làm của tôi. Chúng ta có đủ công cụ để viết lại mọi thứ. Tôi sử dụng bút và giấy. Tôi thấy việc ghi chép bằng giấy và bút thực sự giúp tôi nhớ tốt hơn.

5. Đọc và phản hồi toàn bộ Email

Tôi thấy thất vọng với những người chỉ đọc những dòng đầu tiên trong email của họ. Điều này buộc các đồng nghiệp của họ gửi email bổ sung. Không ai tiết kiệm thời gian theo cách này. Nó chỉ tạo ra cảm giác lo lắng và thêm việc. Làm chậm, đọc toàn bộ email và phản hồi tất cả các. Khi gửi email, cần ngắn gọn. Sử dụng danh sách được đánh số và gạch đầu dòng để các ý tưởng của bạn rõ ràng và đơn giản để xác định nội dung chính. Nếu bạn có cả tấn email cần thảo luận, hãy nhấc điện thoại lên.

Các thành viên trong nhóm trao đổi về Kỹ năng giao tiếp
(Khóa học Đào tạo In House)

6. Tạo ra một lịch phản hồi

Thiết lập một thói quen cho giao tiếp có thể giúp cả năng suất làm việc của bạn và mong đợi quản lí của người bạn tương tác. Thực sự bực bội khi dành thời gian theo đuổi những việc khác mà không biết khi nào bạn nhận được phản hồi. Tôi giải quyết vấn đề này với quy tắc ngón tay cái. Nhìn chung, tôi phản hồi các văn bản trong vòng 20 phút, tin nhắn điện thoại trong vòng một giờ, và e-mail trong vòng 24 giờ. Bạn có thể thiết lập khoảng thời gian thích hợp của riêng bạn, nhưng khi bạn có một kế hoạch làm việc, bạn có thể quản lý tốt hơn thời gian của bạn. Bạn cũng có thể cho mọi người biết những gì mong đợi. Những người làm việc với bạn thường xuyên sẽ sớm công nhận và tôn trọng những thói quen của bạn.

7. Giả định một ý định là tốt

Với sự gia tăng nhắn tin và e-mail ngắn, thường khó để biết mục đích được dự định của giao tiếp. Tôi thường xuyên nghe mọi người phàn nàn về thái độ của một người nào đó từ một email hoàn toàn vô hại. Với bất kỳ cuộc giao tiếp ngắn nào, luôn luôn bắt đầu với việc giả định rằng ý định đó là tốt. Nếu có bất cứ nghi ngờ gì nữa, nhấc điện thoại lên và cho họ cơ hội chỉ trích bạn trực tiếp- để bạn có thể chắc chắn.

8. Chốt lại

Đối với một nhà giao tiếp tỉ mỉ như tôi, tôi cần xác nhận để biết rằng một cuộc trò chuyện được kết thúc. Nếu tôi gửi bạn một email hoặc tin nhắn đưa ra cho bạn những thông tin được yêu cầu, tôi không có cách nào để biết rằng bạn đã nhận được nó trừ phi bạn nói cho tôi. Nếu tôi không nghe tin từ bạn, tôi lo lắng rằng email đó đã đi tới thư rác hoặc bạn không hài lòng. Tôi sẽ tiếp tục tự hỏi và bắt đầu gửi nhiều email hoặc tin nhắn hơn, điều này lãng phí thời gian và tràn đầy hộp thư của bạn. Giải quyết vấn đề này cho cả hai bằng cách trả lời chỉ đơn giản “tôi đã nhận được” hoặc “cám ơn”. Bạn có thể thiết lập trong chương trình email chữ ký để tiết kiệm thời gian đánh máy. Không làm điều này bạn được xem chẳng mấy lịch sự chút nào.

(Lược dịch:INC)

8 cách cải thiện giao tiếp của bạn ngay hôm nay: tại một thời điểm chỉ tập trung vào một cuộc trò chuyện, nhìn vào mắt họ, đặt ra câu hỏi, ghi chép lại, đọc và phản hồi toàn bộ email, lập ra một lịch phản hồi, giả định ý định của đối phương là tốt, chốt lại cuộc trò chuyện.

Những cách trên tác giả đưa ra bạn có thể áp dụng trong giao tiếp mặt đối mặt hoặc trong việc giao tiếp online, qua email hoặc điện thoại. Một người giao tiếp giỏi cũng sẽ dễ dàng thành công trong các cuộc đàm phán. Để trở thành một nhà giao tiếp thành công, bạn cần rèn luyện sự tự tin của bạn thân, biết nắm bắt tâm lí của người khác và chắc chắn cần sự linh hoạt, sáng tạo, hóm hỉnh và những cử chỉ cơ thể trong giao tiếp để cuốn hút đối phương.

Từ khóa: kĩ năng giao tiếp, đàm phán, nâng cao kĩ năng giao tiếp, giao tiep hieu qua, nha giao tiep thanh cong, tinh thần doanh nhân, tư vấn kinh doanh, đào tạo doanh nghiệp, Best